Adatkezelési tájékoztató

1. Kik vagyunk

A JSA Partners London Ltd („mi”, „minket”, „a mi”) az Ön személyes adatainak adatkezelője. Az Ön adatainak védelmét és biztonságát rendkívül komolyan vesszük, és az adatokat az Egyesült Királyság általános adatvédelmi rendelete (UK GDPR) és a 2018. évi adatvédelmi törvény (Data Protection Act 2018) szerint kezeljük. Az Információs Biztosi Hivatalnál (Information Commissioner’s Office, ICO) nyilvántartásba vett adatkezelők vagyunk.

Ha kérdése van ezzel a tájékoztatóval vagy az adatai kezelésével kapcsolatban, forduljon hozzánk:

• Adatvédelmi felelős / adatvédelmi tisztviselő (DPO): Mr Mark Hall – mark@jsalondon.co.uk

A hozzájárulással kapcsolatos kérdéseit erre a címre is elküldheti: accountant@jsalondon.co.uk

Ez a tájékoztató jelenlegi és korábbi ügyfeleinkre, munkavállalóinkra, munkatársainkra és alvállalkozóinkra vonatkozik. Nem része semmilyen szerződésnek. A tájékoztatót módosíthatjuk, és egyes szolgáltatásokhoz külön adatkezelési tájékoztatót is kiadhatunk.

2. Adatvédelmi alapelveink

Betartjuk a UK GDPR hat alapelvét. Ennek megfelelően:

• a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átlátható módon kezeljük;
• az adatokat csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtjük, és nem használjuk fel e célokkal össze nem egyeztethető módon;
• csak a célhoz szükséges, ahhoz illeszkedő és arra korlátozott adatokat kezeljük;
• az adatokat pontosan és naprakészen tartjuk;
• az adatokat csak addig őrizzük, ameddig szükséges;
• az adatokat biztonságban tartjuk.

3. Milyen adatokat gyűjtünk

Személyes adat minden olyan információ, amely alapján Ön azonosítható. Az alábbi adatokat gyűjthetjük és kezelhetjük:

• Elérhetőségi adatok: név, megszólítás, cím, e-mail-cím, telefonszám.
• Azonosító adatok: születési dátum, nem, családi állapot, társadalombiztosítási szám (National Insurance number), adóazonosító (UTR), HMRC 64-8 meghatalmazások.
• Pénzügyi és bérszámfejtési adatok: bankszámla-adatok, fizetés, adó és társadalombiztosítási járulék, nyugdíj, juttatások, szabadság.
• Személyazonosítás (KYC): útlevél, jogosítvány vagy más fényképes igazolvány másolata, lakcímigazolás (pénzmosás elleni és ügyfél-azonosítási kötelezettség miatt).
• Foglalkoztatási adatok: munkakör, előzmények, munkaidő, képzések, tagságok, P45/P60, korábbi fizetés, magánnyugdíj-adatok.
• Üzleti adatok (ügyfelek esetén): bevételi és költségadatok, a megbízással kapcsolatos dokumentumok.

Különleges adatot (például etnikai hovatartozás, szakszervezeti tagság) csak akkor gyűjtünk, ha az feltétlenül szükséges, és ezeket fokozott biztosítékokkal védjük.

4. Hogyan gyűjtjük az adatokat

• Közvetlenül Öntől, az ügyféllé válás vagy a szolgáltatásnyújtás során.
• Harmadik felektől (ahol ez jogszerű), például a Companies House-tól, a HMRC-től, ellenőrző és azonosító szolgáltatóktól.
• A folyamatos együttműködés során, a szolgáltatások nyújtása közben (például bérszámfejtés, adóbevallások, beszámolók).

Jogszabály kötelez bennünket arra, hogy bizonyos ügyfél-azonosítási és pénzmosás elleni dokumentumokat (fényképes igazolványt és lakcímigazolást) beszerezzünk és megőrizzünk.

5. Hogyan és miért használjuk az adatokat (jogalapok)

A személyes adatokat akkor kezeljük, ha az alábbiak közül legalább egy fennáll:

• Szerződés: az Önnel kötött megbízás / megbízási levél vagy más szerződés teljesítése.
• Jogi kötelezettség: a jogszabályi, adózási, pénzmosás elleni, ügyfél-azonosítási és szabályozói követelmények teljesítése.
• Jogos érdek: vállalkozásunk működtetése és fejlesztése (például ügyfélszolgálat, ellenőrzések), ha az Ön jogai nem élveznek elsőbbséget ezekkel az érdekekkel szemben.

Jellemző céljaink:

• a megbízások létrehozása és kezelése; beszámolók, adóbevallások és bérszámfejtés készítése;
• kapcsolattartás a nyugdíjszolgáltatókkal (például NEST) és a HMRC-vel; az adó és a társadalombiztosítási járulék kiszámítása;
• üzletvitel, könyvelés és ellenőrzés (az Ön és a mi részünkről is);
• kérdések megválaszolása, a teljesítmény és a szolgáltatás minőségének biztosítása, viták rendezése;
• a csalások megelőzése és a pénzmosás elleni szabályok betartása.

Ha nem adja meg azokat az adatokat, amelyekre jogi vagy szerződéses kötelezettségeink teljesítéséhez szükségünk van, előfordulhat, hogy szolgáltatásainkat részben vagy egészben nem tudjuk nyújtani.

6. Különleges adatok

Különleges adatot csak akkor kezelünk, ha:

• Ön ehhez kifejezett, írásbeli hozzájárulását adja;
• az jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogok gyakorlásához szükséges; vagy
• az jelentős közérdekből szükséges (illetve jogi igények, létfontosságú érdekek védelméhez, vagy ha Ön az adatokat maga hozta nyilvánosságra).

7. Automatizált döntéshozatal

Nem hozunk rendszeresen olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóan jelentős mértékben érintené. Ha ez változik, tájékoztatjuk Önt, és ismertetjük a jogait (köztük az emberi felülvizsgálathoz való jogot).

8. Kivel osztjuk meg az adatokat

Az Ön adatait megoszthatjuk:

• szolgáltatóinkkal / adatfeldolgozóinkkal (például informatikai, bérszámfejtő platformok, nyugdíjkezelők), szerződés és titoktartás alapján;
• szabályozó szervekkel és hatóságokkal (például HMRC, ICO), ha ezt jogszabály előírja;
• szakmai tanácsadóinkkal (például könyvvizsgálók, ügyvédek);
• más szervezettel, vállalkozásunk eladása vagy átszervezése esetén.

Minden harmadik fél kizárólag a mi utasításaink szerint kezelheti az Ön adatait, és köteles azokat biztonságban tartani.

9. Nemzetközi adattovábbítás

Ha személyes adatot az Egyesült Királyságon / az Európai Gazdasági Térségen kívülre továbbítunk, elismert garanciákkal biztosítjuk a megfelelő védelmi szintet (például az Egyesült Királyság nemzetközi adattovábbítási megállapodásával vagy az EU általános szerződési feltételeivel és azok brit kiegészítésével), illetve – ahol rendelkezésre áll – megfelelőségi határozatra támaszkodunk.

10. Adatbiztonság

Megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük a személyes adatokat a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, közlés vagy elvesztés ellen. Eljárásaink vannak az esetleges adatvédelmi incidensek észlelésére, kezelésére és – ahol jogszabály előírja – bejelentésére.

11. Adatmegőrzés

A személyes adatokat csak addig őrizzük, ameddig a fenti célokhoz, illetve a jogszabályi, számviteli és szabályozói követelmények teljesítéséhez szükséges. Ha már nincs rájuk szükség, biztonságosan töröljük vagy anonimizáljuk őket.

12. Az Ön jogai

Az adatvédelmi jogszabályok alapján Önt többek között az alábbi jogok illetik meg:

• hozzáférhet az adataihoz (hozzáférési kérelem);
• kérheti a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítését;
• kérheti adatai törlését (ahol ez alkalmazható);
• tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés vagy a közvetlen üzletszerzés ellen;
• bizonyos esetekben kérheti az adatkezelés korlátozását;
• kérheti adatai átadását egy másik adatkezelőnek (ahol ez technikailag megvalósítható).

Jogai gyakorlásához forduljon Mr Mark Hallhoz: mark@jsalondon.co.uk. Előfordulhat, hogy ellenőriznünk kell a személyazonosságát. A kérelem teljesítéséért általában nem kell fizetnie; nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzó kérelem esetén azonban észszerű díjat számíthatunk fel, vagy megtagadhatjuk a kérelem teljesítését.

A hozzájárulás visszavonása

Ahol az adatkezelés az Ön hozzájárulásán alapul (ez csak kevés esetben fordul elő), hozzájárulását bármikor visszavonhatja egy e-maillel az accountant@jsalondon.co.uk címre. Ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelést, ha arra más jogalapunk is van.

Panasz

Bármikor panaszt tehet az ICO-nál. Örülnénk azonban, ha előbb lehetőséget adna arra, hogy mi rendezzük a problémát, ezért kérjük, először forduljon hozzánk.

13. A tájékoztató módosítása

Ezt a tájékoztatót módosíthatjuk, hogy kövesse a jogszabályok vagy a gyakorlatunk változásait. A legfrissebb változatot mindig közzétesszük a weboldalunkon, és ahol indokolt, e-mailben vagy a megbízási dokumentumokban is értesítjük Önt.

• Adatkezelő: JSA Partners London Ltd
• Adatvédelmi tisztviselő / adatvédelmi felelős: Mr Mark Hall – mark@jsalondon.co.uk
• Általános adatvédelmi és hozzájárulási kérdések: accountant@jsalondon.co.uk